Beleidsrijk meerjaren onderhoudsplan belangrijker dan ooit

Componentenbenadering als oorzaak

Per boekjaar 2024 geldt voor het funderend onderwijs een andere manier voor het verantwoorden van de uitgaven en reserveringen voor groot onderhoud, de zogenaamde componentenbenadering. Feitelijk is de componentenbenadering een boekhoudkundige exercitie. De onderhoudsuitgaven blijven gelijk. Het kan echter wel een behoorlijk effect hebben op de vermogenspositie van schoolbesturen

Er zijn twee stelsels om uit te kiezen met de invoering van deze manier van verslaglegging. De componentenvoorziening of activeren-afschrijven. Bij activerenafschrijven is een groot aandachtspunt de jaarlijks sterk wisselende benodigde liquiditeit. Het geld wordt niet opzij gezet, wat ertoe kan leiden dat voor onderhoud benodigde middelen in de tussentijd anders zijn ingezet. Activeren-afschrijven in relatie tot de wisselende liquiditeitsbehoefte kan zorgen voor financieel gedreven MJOP’s in plaats van technisch gedreven MJOP’s. De meeste schoolbesturen kiezen voor de componentenvoorziening. Het geld dat nodig is voor het onderhoud van alle verschillende componenten in het meerjaren onderhoudsplan (MJOP) moet aan de voorkant opzij worden gezet. Het MJOP moet een lange horizon hebben. Zodat alle componenten er minimaal één keer in voorkomen. En er dan ook “gespaard” wordt voor de eerstvolgende onderhoudsbewerking van elke component. In de praktijk betekent dit een plan met een looptijd van 40 jaar. Vaak moeten schoolbesturen daarom hun onderhoudsvoorziening in één keer fors verhogen. Met een flinke daling van het eigen vermogen tot gevolg

‍

Het beleidsrijk MJOP als onderlegger voor de voorziening

voorzieningEen belangrijke onderlegger om niet onnodig veel geld in de onderhoudsvoorziening vast te zetten, is een beleidsrijk MJOP. Door het beleid in het MJOP te verwerken, ontstaat namelijk een veel reëler beeld van je onderhoudsopgave en de financiële gevolgen daarvan. In lijn met toekomstige, strategische huisvestingsontwikkelingen die voorliggen, zoals het Integraal Huisvestingsplan (IHP) van de gemeente. Zo zet je niet te veel geld vast in je onderhoudsvoorziening. Maar ook zeker niet te weinig. Dit is ook waarop onder andere getoetst wordt door de accountant.Anculus stelt samen met schoolbesturen twee soorten beleid op: onderhoudsbeleid en vastgoedbeleid. Dit beleid verwerken we in het lange termijn MJOP en zo ontstaat het beleidsrijk MJOP

Onderhoudsbeleid

het maken van heldere keuzes en daarmee in het efficiënt en effectief inzetten van middelen. We leggen een minimale gewenste onderhoudsconditie per gebouw of zelfs per gebouwdeel of element vast. Het is van belang om de onderhoudscondities c.q. het verouderingsproces periodiek, bij voorkeur om de twee jaar, maar maximaal om de drie jaar, vast te stellen met een inspectie. Dit omdat het waarheidsgetrouwe karakter van het MJOP anders zal afnemen. In het onderhoudsbeleid komen indien gewenst voorschriften aan installaties, materialen, kleuren en dergelijke om een mate van uniformiteit te bereiken. En we stellen prioriteiten vast. Denk aan veiligheid, binnenmilieu, functionaliteit, energieverbruik, uitstraling, enzovoorts. Als er dan (financiële) keuzes gemaakt moeten worden, is vooraf duidelijk wat de “must-haves” en “nice-to-haves” zijn. Zo zijn de keuzes goed uitlegbaar naar alle belanghebbenden zoals de eindgebruikers van de gebouwen: het personeel en de leerlingen.

Vastgoedbeleid

Integraal Huisvestingsplan (IHP) van de gemeente en vice versa. Inzicht in de vastgoedportefeuille is de belangrijkste pijler van het vastgoedbeleid. Onder andere in de bouwjaren, onderhoudscondities, m2 vloeroppervlakte, bezetting, eventuele huurders en medegebruikers en de inkomsten die daarbij horen, onderhouds- en energiekosten en een benchmark daarvan ten opzichte van gebouwen met een vergelijkbare oppervlakte en bouwperiode. De inzichten matchen we met de financiële mogelijkheden, met de leerlingenprognoses en met de ambities vanuit het algemene strategische beleid van de onderwijsinstelling. Denk aan IKC-vorming, inclusie, klimaat- en duurzaamheidsdoelstellingen, binnenmilieu. Of aan diversiteit in onderwijsconcepten en spreiding van het onderwijsaanbod over wijken en buurten. Zo ontstaat een duidelijk wensbeeld om mee te nemen naar de IHP-overlegtafel. Als in het IHP duidelijk staat welke gebouw(del)en op welke termijn afgestoten of vervangen dan wel gerenoveerd worden, verwerken we dat in het beleidsrijke MJOP. Als de einddatum van een gebouw(deel) nadert dan wordt daarvoor geen groot onderhoud meer voorzien in de onderhoudsbegroting.

‍

Grip op de begroting

We zetten inkomsten en de onderhoudsbegroting tegen elkaar af. Zo zie je precies hoe de hoogte van de onderhoudsvoorziening zich ontwikkelt in de tijd en wat de jaarlijkse verwachte uitgaven voor preventief en correctief onderhoud zijn. Ook zie je of en hoeveel investeringsruimte er is voor bijvoorbeeld kwalitatieve aanpassingen en of verduurzaming. Plus voor welke gebouwen dit interessant is en wat dat dan oplevert. Dit wordt bepaald op basis van een totale “life cycle cost” benadering. Zo kun je ook door eigen ingrepen invulling aan ambities geven bij de gebouwen die nog niet in aanmerking komen voor nieuwbouw of grootschalige renovatie. Waarbij dit alles goed verantwoord en doelmatig besteed geld is.

‍

AUTEUR:

Nicole Groenen n.groenen@anculus.nl

Directeur bedrijfsvoering en strategisch vastgoedadviseur bij Anculus