Slimmer aanbesteden: meer kwaliteit, minder faalkosten

Schoolgebouwen ontwikkelen wordt steeds complexer. De bouwkosten stijgen, wet- en regelgeving wordt strenger, en de markt is krap. Veel schoolbesturen staan daardoor onder druk: hoe realiseer je een toekomstbestendig gebouw binnen een beperkt budget en strakke planning? Innovatieve aanbestedingsvormen geven schoolbesturen meer mogelijkheden om hun bouwprojecten beter af te stemmen op hun specifieke situatie. Niet door harder te bouwen, maar door het slimmer aan te pakken.

Aanbesteden met het juiste model: maatwerk voor elke school

Bij een traditionele aanbesteding volgen de stappen elkaar lineair op: eerst een Programma van Eisen (PvE), daarna de architect, vervolgens de adviseurs en pas later de aannemer. “Op dat moment zijn veel cruciale keuzes al gemaakt, waardoor het vaak te laat is om nog echt te optimaliseren,” zegt Sebastian Koedam, inkoopadviseur. “Dat kan leiden tot inefficiënties, faalkosten en soms zelfs herontwerp.”

“Toch is deze vorm niet per definitie ongeschikt,” zegt Coen van den Wijngaart, manager vastgoedontwikkeling. “Afhankelijk van het project en de context kan een traditionele aanbesteding goed werken. Het draait om het vinden van een aanpak die aansluit bij de specifieke situatie van het schoolbestuur en het project.”

Daarnaast speelt de financiële kant vaak een rol. “De budgetten zijn gebaseerd op VNG-normen, maar in de praktijk blijkt dat vaak niet toereikend,” legt Coen uit. “Schoolbesturen moeten dan via de gemeentelijke politieke route terug naar de gemeenteraad voor aanvullend budget. Dat kost tijd en vertraagt het proces. Een andere aanpak kan dan helpen om binnen die kaders meer waarde te realiseren.”

‍

Van losse stappen naar integrale aanpak

De manier van aanbesteden bepaalt hoe een bouwproces verloopt: wie waarvoor verantwoordelijk is, hoeveel ruimte er is voor samenwerking en hoe strak kosten en planning worden aangestuurd. Vier vormen die Anculus in de praktijk inzet:

• Traditioneel (UAV): het schoolbestuur stelt het PvE op en kiest een architect. Pas na afronding van het ontwerp wordt een aannemer geselecteerd. Dit biedt veel ontwerpvrijheid, maar kent risico's op vertragingen en meerwerk omdat de aannemer pas laat betrokken is.

• Bouwteam (UAV):  de aannemer denkt al mee in de ontwerpfase. Dat voorkomt verrassingen tijdens de uitvoering en biedt het schoolbestuur maximale grip.

• Design & Build (UAV-GC): ontwerp en uitvoering zijn in handen van één consortium. Efficiënt en snel, mits het PvE goed is voorbereid.

• Innovatief partnerschap: meerdere projecten worden in één keer aanbesteed aan een klein aantal vaste consortia. Dit levert schaalvoordeel op en versnelt de uitvoering.

“Zeker bij projecten met tijdsdruk of technische complexiteit kan het cruciaal zijn dat adviseurs en aannemers vanaf de start samenwerken,” zegt Sebastian. “Je voorkomt losse schakels en kunt materiaalkeuze, bouwlogistiek en planning beter op elkaar afstemmen.”

‍

Slimmer bouwenmet één partij aan zet

Bij Daltonschool De Vuurvogel in Nissewaardresulteerde een geïntegreerde aanpak en zorgvuldige voorbereiding in eenvolledige renovatie binnen zeven weken. “Er was daardoor geen tijdelijkehuisvesting nodig, wat veel kosten scheelde,” vertelt Coen.

Ook bij De De Nieuwe Draai in Heerhugowaard werd bewust gekozen voor Design & Build vanwege de krappeplanning. “Een traditioneel traject was te traag om de opleverdatum te halen.Doordat de aannemer vroegtijdig werd aangehaakt, kon het ontwerp sneller wordenuitgewerkt,” zegt Sebastian.

Herhaalbare kwaliteit met een generiek PvE

Voor schoolbesturen met meerdere projecten op de planning loont standaardisatie. “De meeste schoolgebouwen lijken op elkaar, functioneel gezien,” zegt Coen. “Je hoeft dus niet telkens vanaf nul te beginnen.”

Een generiek PvE biedt dan uitkomst: een breed gedragen basisdocument dat als blauwdruk dient. Daarmee wordt het eenvoudiger om projecten te bundelen in aanbesteding, kwaliteit te borgen en kosten te beheersen. “Voor Onderwijsgroep EduMare ontwikkelen we momenteel zo’n PvE dat straks als standaard kan worden ingezet,” vertelt hij.

Belangrijk is wel dat standaardisatie flexibiliteit biedt. Verschillende onderwijsvisies en -identiteiten moeten een plek kunnen krijgen binnen een generiek PvE. Het draait om de juiste balans tussen standaardisatie en maatwerk. Daarbij spelen ook ruimtelijke synergie, circulair economisch denken en toekomstbestendigheid een belangrijke rol. “Als aannemers en ontwerpers weten wat er verwacht wordt, kun je sneller schakelen,” zegt Coen. “Er is minder uitzoekwerk, minder afstemming en dus minder faalkosten.”

‍

Wanneer loont innovatief aanbesteden?

Innovatief aanbesteden is vooral geschikt voor schoolbesturen met meerdere projecten op de planning. “Heb je een groter vastgoedportfolio of staan er de komende jaren meerdere nieuwbouw- of renovatietrajecten op de rol, dan is dit zeker het onderzoeken waard,” zegt Coen. “Ook samenwerking tussen besturen binnen een gemeente kan schaalvoordeel opleveren.”

Toch is de aanpak niet alleen voor grote besturen weggelegd. “Ook kleinere schoolbesturen kunnen profiteren,” vervolgt hij. “Zij kunnen aanhaken via gemeentelijke bundeling of werken met een gestandaardiseerd PvE. Vooral Design & Build is dan vaak een haalbare en efficiënte aanpak, mits je de voorbereiding goed op orde hebt.”

‍

Zo houdt het schoolbestuur de regie

Bij deze aanpak verandert ook de rolverdeling. “Anculus treedt op als gedelegeerd opdrachtgever,” legt Coen uit. “Wij nemen het bouwproces van begin tot eind uit handen, sluiten namens het schoolbestuur het contract en houden toezicht op de planontwikkeling en uitvoering. Zo kan de school zich richten op het onderwijs.”

Volgens Coen is die betrokkenheid cruciaal. “We zijn vanaf het begin aangehaakt, stemmen af op beleid én context en zorgen dat strategie, kwaliteit en uitvoerbaarheid in balans blijven. Geen standaardoplossing, maar een maatwerktraject met voorspelbare uitkomst. Daarbij zorgen we dat het schoolbestuur altijd goed geïnformeerd blijft en op belangrijke momenten, met een door ons voorbereide besluitvorming, de koers kan bepalen.”

‍

ONDERWIJS ZONDER ZORGEN

Benieuwd wat innovatief aanbesteden kan betekenen voor jouw schoolbestuur?

Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek

‍

‍