Slim aanbesteden door het onderwijs: van verplichting naar voordeel

Aanbesteden hoort er voor schoolbesturen gewoon bij. Leermiddelen, ICT-hardware, meubilair, gebouwonderhoud: voor al deze inkooptrajecten gelden strikte regels. Helaas wordt aanbesteden in het onderwijs nog te vaak gezien als een noodzakelijk kwaad. Iets dat tijd kost, geld kost en wordt uitbesteed aan een externe adviseur. Terwijl een slim ingericht aanbestedingsproces juist rust, regie en ruimte oplevert. Zeker bij eenvoudige en repeterende inkopen valt veel winst te behalen door het zelf te doen, met de juiste ondersteuning.

Aanbesteden hoort erbij, maar staat onder druk

Onderwijsorganisaties vallen onder de Aanbestedingswet. Voor grote opdrachten moeten ze een Europese aanbesteding doorlopen. Voor kleinere opdrachten gelden lichtere regels, maar ook daar moet het bestuur kunnen onderbouwen waarom het op een bepaalde manier inkoopt. Het komt erop neer dat elk onderwerp ongeveer eens in de vier jaar opnieuw moet worden aanbesteed: van leermiddelen tot schoonmaak, van ICT-hardware tot onderhoud.

"Schoolbesturen weten dat aanbesteden moet, maar voelen het vooral als een verplichting," zegt Frank van Vilsteren, algemeen directeur van Anculus. "Het kost tijd en geld en vraagt kennis die niet altijd in huis is. Omdat inkoopmanagement niet echt een aandachtsgebied is, beleggen ze een deel op schoolniveau. Dan zijn er veel verschillende mensen in de organisatie bezig met inkopen en contractbeheer. Waar de scholen eigenlijk vooral gefaciliteerd moeten worden met goede contracten."

Een markt die is verzadigd

Het gevoel van urgentie en innovatie is er bovendien af. Dat heeft alles te maken met hoe de markt zich heeft ontwikkeld. "Bij een aanbesteding voor leermiddelen zijn er feitelijk nog maar twee serieuze aanbieders over," vertellen Sebastian Koedam en Lenne van Rooij, inkoopadviseurs bij Anculus.

Dat heeft consequenties voor de manier waarop besturen kunnen aanbesteden. De markt bepaalt nu vaker het aanbod en niet de klant. "Je moet je vraag meer formuleren op basis van wat de markt kán bieden, in plaats van wat je zelf zou willen," zegt Sebastian. "Toch moet je wel aanbesteden, want het is belastinggeld en de accountant toetst op rechtmatig besteden."

Niet elke aanbesteding vraagt om dezelfde aanpak

Tegelijk geldt dat de complexiteit per aanbesteding sterk verschilt. Aan de ene kant staan trajecten met echte inhoudelijke complexiteit, zoals een verzuimpreventie-traject, ICT beheer of de keuze voor een architect bij nieuwbouw. Daar zit veel advies in op basis van inhoudelijke kennis van de dienstverlening. Waarbij vanuit een integrale benadering van de organisatie gekeken wordt naar keuzes rondom in- en uitbesteden en de inrichting van de ondersteunende dienst.

Aan de andere kant staan de meer standaard leveringen en diensten: leermiddelen, laptops, digiborden, meubilair, bepaalde onderhoudscontracten. "Dat zijn aanbestedingen waarbij de markt overzichtelijk is en de uitvraag in grote lijnen telkens hetzelfde," zegt Sebastian. "Daar valt voor een inkoopadviseur eerlijk gezegd weinig toe te voegen op inhoud."

"Wat we in de markt zien, is dat sommige bureaus zo'n standaardaanbesteding uit de kast trekken en voor een paar duizend euro publiceren," vult Frank aan. "Het document klopt formeel, maar de inhoud is dun. Er staat weinig in over levertijden, dienstverlening of bestelafspraken. Dat zie je pas als twee scholen fuseren en je twee contracten naast elkaar legt. Dan blijkt het verschil ineens enorm."

Een portaal voor de standaardtrajecten

Voor Anculus was die constatering aanleiding om opnieuw na te denken. "Wij vinden het belangrijk dat onze dienstverlening écht iets toevoegt," zegt Frank. "Zodra we dat bij een bepaald type aanbesteding niet meer doen, gaan we nadenken: hoe kunnen we besturen wél helpen, zonder dat zij betalen voor uren die geen meerwaarde opleveren? Want elke euro die naar begeleiding gaat, gaat niet naar het onderwijs."

Vanuit die gedachte ontwikkelde Anculus TikTakTender: een digitaal portaal waarmee schoolbesturen aanbestedingen zelfstandig kunnen uitvoeren. Het portaal stelt gerichte vragen, genereert automatisch de leidraad en beoordelingsmatrix, en bepaalt of het om een Europese of onderhandse procedure gaat.

"We hebben tientallen leveringsaanbestedingen begeleid en zagen telkens dezelfde stappen terugkomen," vertelt Sebastian. "Onze toegevoegde waarde werd steeds beperkter bij het gros van deze aanbestedingen. Toen ontstond de gedachte van automatisering. We hebben een inkoopsysteem gemaakt dat besturen zelf kunnen gebruiken."

Van uitvraag tot publicatie

In plaats van een extern bureau in te schakelen en een traject van enkele weken op te starten, vult de inkoper of bestuurder in een ochtend zelf de uitvraag in. "Je vult als bestuur de inhoud in: wat wil je inkopen, welke kwaliteit verwacht je," legt Lenne uit. "De documenten worden automatisch opgesteld, de koppeling met TenderNed regelt de publicatie en vragen van leveranciers worden meteen verwerkt tot een nota van inlichtingen."

Belangrijk: de contracten die eruit komen zijn geen afgekloven minimum-versie. "Er zit een volwaardige raamovereenkomst onder, met SLA en plan van eisen, gebaseerd op de contracten die we anders zelf zouden opstellen."

Zelfstandig aanbesteden, maar niet alleen

Zelf aanbesteden klinkt misschien nog spannend. Daarom heeft Anculus drie vangnetten ingebouwd. Het eerste is de applicatie zelf: opgebouwd volgens de aanbestedingsregels, met ingebouwde controles op de leidraad en standaard geborgde AVG-compliance en bewaarplicht.

Het tweede is inhoudelijk. "Twijfel je over een gunningscriterium of wil je voor publicatie sparren? Dan plan je vanuit het systeem direct een afspraak in met een van onze adviseurs," zegt Sebastian.

Het derde is een basistraining. "Voor besturen die voor het eerst zelf aanbesteden, behandelen we in het eerste deel de regelgeving en gaan we in het tweede deel praktisch aan de slag, bij voorkeur met een eigen aanbesteding," aldus Frank.

Slim aanbesteden is geen kwestie van alles zelf doen of alles uitbesteden, maar van bewust kiezen wanneer welke aanpak past. Door eenvoudige aanbestedingen te standaardiseren en zelf uit te voeren, houden schoolbesturen meer tijd en budget over voor wat er echt toe doet. Anculus ondersteunt onderwijsorganisaties bij die keuze, met digitale tools én met advies waar dat nodig is. Zodat aanbesteden geen last meer is, maar een logisch onderdeel van goede bedrijfsvoering.

‍

ONDERWIJS ZONDER ZORGEN?

Ontdek hoe Anculus en TikTakTender schoolbesturen helpen om grip te houden op aanbestedingen. Ga naar www.tiktaktender.nl voor meer informatie

‍