Slimme contracten zorgen voor blijvende impact

Een contract is veel meer dan een handtekening onder een inkoopdocument. Het bepaalt welke materialen, diensten en oplossingen scholen in huis halen. Maar belangrijker nog: het beïnvloedt hoe goed die middelen aansluiten op wat er echt nodig is op school. Maar zelfs het slimste contract heeft alleen waarde als het wordt nageleefd. Toch blijkt dat scholen en leveranciers regelmatig terugvallen op oude gewoontes. Afspraken verwateren. Innovaties blijven liggen. Grip houden begint bij goed contractbeheer en slimme tools die het makkelijker maken.

Van papier naar de praktijk

Veel scholen besteden hun leermiddelen, hardware en facilitaire producten aan via een Europese aanbesteding. “We zien dat steeds meer besturen zich bewust zijn van hun inkoopkracht,” zegt Frank van Vilsteren, algemeen directeur van Anculus. “Maar een goed contract is pas het begin. De echte winst zit in wat je daarna doet.”

Leveranciers spelen daarin een steeds actievere rol. Denk aan webshops met scherp geprijsde kernassortimenten of tools die inzicht geven in het gebruik van licenties en hardware. “Je moet weten wat je hebt, wat je gebruikt en wat je niet meer nodig hebt,” zegt Annemieke Lukassen, Manager Inkoopadvies & Facilitair. “Pas dan kun je echt slim inkopen.”

Hoe scholen grip krijgen op hun voorraad

Inkoop in het onderwijs was jarenlang aanbodgestuurd. Wat beschikbaar was, bepaalde in grote lijnen het aanbod. “Steeds vaker ligt de focus op wat een school echt nodig heeft,” zegt Frank. “Niet het aanbod van de leverancier, maar de vraag vanuit de praktijk staat centraal.”

Het bestel- en leverproces is daarvan een goed voorbeeld. “Vroeger werd er veel ‘gebulkt’. Grote voorraden plakkaatverf, schriften of pennen werden vooruit besteld. Maar een deel bleef ongebruikt op de plank liggen.”  

Inmiddels stappen scholen vaker over op dagleveringen en kernassortimenten. “Scholen bestellen nu alleen wat ze echt nodig hebben,” vertelt Annemieke. “Dat geeft rust, bespaart geld en voorkomt verspilling. En doordat leveranciers minder hoeven te rijden is het ook duurzamer. Alleen dat heeft de sector al miljoenen opgeleverd.”

Van afspraken naar actie

Een contract opstellen is één ding. Zorgen dat de afspraken in de praktijk worden nageleefd is minstens zo belangrijk. Toch blijkt dat dit in de uitvoering vaak misgaat. Afspraken raken op de achtergrond. Gebruikers weten niet meer precies wat is vastgelegd. Leveranciers vallen terug op hun oude werkwijze. Goed contractmanagement voorkomt dat kansen blijven liggen.

Steeds vaker maken onderwijsorganisaties gebruik van digitale systemen om grip te houden. Denk aan overzichtelijke contractdashboards of modules waarin gebruikers snel terugvinden wat er is afgesproken. Zulke systemen bieden inzicht, structuur en helpen om verantwoordelijkheid daar te leggen waar die hoort.

Ook binnen het onderwijs groeit de behoefte aan dit soort ondersteuning. “Daarom hebben we een contractmodule ontwikkeld binnen het OD-portaal,” legt Annemieke uit. “Daarin zie je in één oogopslag wat er is afgesproken. De belangrijkste punten staan overzichtelijk opgesomd. Gebruikers hoeven dus niet het hele contract door te lezen om te weten waar ze recht op hebben. Daardoor signaleren scholen sneller wanneer afspraken niet worden nagekomen. Ze kunnen leveranciers direct aanspreken en sneller bijsturen. Zo blijft de uitvoering in lijn met wat er daadwerkelijk is afgesproken.”

Contractbeheer is samenwerken

Goed contractbeheer vraagt om samenwerking. Niet alleen tussen scholen en leveranciers, maar ook binnen de organisatie zelf. Anculus ondersteunt onderwijsorganisaties bij dit proces. Niet door ernaast te staan, maar door actief mee te doen.

“We vertalen afspraken naar de praktijk, houden overzicht en zorgen dat het contract blijft werken zoals bedoeld,” zegt Frank. “We controleren facturen, signaleren afwijkingen en gaan in gesprek met leveranciers als iets niet klopt.”

Scholen spelen hierin een actieve rol. “We betrekken hen nadrukkelijk bij de inrichting van het contractbeheer,” vertelt Annemieke. “Zij weten wat er in de praktijk nodig is. Door die samenwerking sluit het proces beter aan. Er ontstaat meer draagvlak. En scholen die hier actief mee aan de slag gaan, halen zichtbaar meer uit hun contracten. Niet alleen financieel, maar ook in kwaliteit en betrouwbaarheid.”

Vooruitkijken met technologie

De rol van technologie binnen contractbeheer neemt toe. Zeker bij digitaal lesmateriaal. AI en data-analyse maken gepersonaliseerd leren en adaptieve methodes steeds bereikbaarder. “AI is daarin een belangrijke ontwikkeling,” zegt Frank. “Vooral op het gebied van digitaal lesmateriaal zien we toepassingen zoals gepersonaliseerd leren, adaptieve methodes en datagedreven keuzes steeds relevanter worden.”

Daar hoort ook goed beheer bij. “We stellen tijdens aanbestedingen al vragen over AI-integratie, licentiebeheer en datagebruik,” zegt Annemieke. “Zo behouden scholen de regie over kosten, privacy en kwaliteit.”

Contracten die werken in het onderwijs

Contracten vormen de basis van veel processen binnen een schoolorganisatie. Wie ze goed beheert, haalt er meer uit. Door scherp aan te besteden, afspraken helder te houden en technologie slim in te zetten, ontstaan er kansen voor meer kwaliteit, efficiëntie en rust in de uitvoering.

Anculus ondersteunt onderwijsorganisaties bij het volledige contractbeheer. Van aanbesteding tot uitvoering. Met kennis van de sector en zicht op de praktijk. Zodat scholen zich kunnen richten op wat telt: goed onderwijs.

ONDERWIJS ZONDER ZORGEN?

Ontdek hoe Anculus onderwijsorganisaties ondersteunt met slim contractbeheer. Neem contact op voor meer informatie.